Einblicke in die erste digitale Mitgliederversammlung des Kreisverband Leipzig

Der Kreisverband Leipzig von BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN hatte am 25.05.2020 seine erste digitale Mitgliederversammlung. Durch eine gute Vorbereitung und einem erweiterten Team aus Präsidium und Unterstützenden ist uns dieses neue Format trotz einiger weniger (technischer) Schwierigkeiten gut gelungen. Die interessanteste Erkenntnis an diesem Abend war die große Anzahl an Teilnehmenden. Über 100 Mitglieder nahmen an der digitalen Versammlung teil, mehr als bei unseren regulären physischen Veranstaltungen. Diese Tatsache wirft die Frage auf, wie man dieses digitale Format auch in Zukunft weiter einsetzen kann? Dieser Beitrag soll deswegen eine Art Erfahrungsbericht sein, um anderen Kreisverbänden aufzuzeigen, worauf bei einer digitalen Mitgliederversammlung zu achten ist, was gut funktioniert und was nicht.

TL;DR / Zusammenfassung

  • Das Konferenz-Tool GoToWebinar eignet sich nur bedingt zur Durchführung einer Mitgliederversammlung. (nur sechs Kameras gleichzeitig aktivierbar; nur die Rolle “Referent” kann die Kamera aktivieren; Abstimmungsfunktion nur für die Rolle “Teilnehmer” verfügbar).
  • Es sollte rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung ein Probelauf durchgeführt werden, damit das Organisationsteam sich mit dem Konferenz-Tool vertraut machen kann und es genug Vorlauf gibt, um etwaige Probleme/Fragen klären zu können.
  • Eine Vorab-Email an alle Mitglieder mit Hinweisen zum Konferenz-Tool, Verhaltenstipps und zum Ablauf hilft Fragen bereits vorbeugend zu klären.
  • Die Konferenz sollte bereits eine Stunde vor offiziellem Beginn gestartet werden, damit alle in Ruhe eintreffen können und technische Probleme rechtzeitig gelöst werden können.
  • Es gibt deutlich mehr (kurzfristige) Aufgaben zu tun. Das Organisationsteam sollte größer sein, als bei einer regulären (physischen) Veranstaltung.
  • Eine technische Unterstützung des Organisationsteams ist unverzichtbar.
  • Eine digitale Mitgliederversammlung ermöglicht auch Eltern und Personen mit langem Anfahrtsweg eine unkomplizierte Teilnahme.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Wer jetzt denkt, eine digitale Mitgliederversammlung ist einfacher zu organisieren und durchzuführen als das physische Pendant, unterschätzt die vielen Aufgaben und Tätigkeiten, welche vor allem während der Durchführung anfallen. Aber auch in der Vorbereitung gibt es einiges zu tun. So mussten wir als aller erstes die Frage klären, welches Videokonferenz-Tool wir einsetzen. Entschieden haben wir uns letztlich für das kostenpflichtige GoToWebinar, obwohl wir mit https://konferenz.netzbegruenung.de auch eine kostenlose und grünen-eigene Lösung haben, basierend auf der Open Source-Software Jitsi Meet, welche durch den Netzbegrünung e.V. zur Verfügung gestellt wird. Es bestand aber die Sorge, dass die Serverkapazitäten der Netzbegrünung nicht ausreichen könnten. Dies war zu Beginn der Corona-Krise auch der Fall, doch mittlerweile wurde die Serverkapazität zweimal aufgestockt und funktioniert sehr zuverlässig. Jedoch läuft auch mit GoToWebinar nicht alles reibungslos, wie wir vor und während der Mitgliederversammlung feststellen mussten.

Eine Woche vor der eigentlichen Veranstaltung hat sich das Organisationsteam bestehend aus Präsidium und Unterstützenden für einen Testlauf mit GoToWebinar getroffen, um sich mit dem Tool vertraut zu machen und die einzelnen Funktionen zu testen. Beispielsweise haben wir so herausgefunden, dass nur Teilnehmende mit der Rolle “Referent” die Kamera nutzen können, aber nicht die Rolle “Teilnehmer”. Die Kamera wollten wir aber für Redebeiträge und Wortmeldungen ermöglichen. Dabei fiel uns auch auf, dass man eine einmal hochgestufte Person (zur Rolle “Referent”) nicht mehr herabstufen kann (zur Rolle “Teilnehmer”). Somit entschieden wir uns, alle Mitglieder als “Referent” hochzustufen. Damit konnten wir aber leider nicht mehr die Umfrage-Funktion von GoToWebinar für die Abstimmungen zu den Anträgen verwenden, da nur “Teilnehmer” abstimmen können, nicht aber die Rollen “Referent” und “Organisator”. So entschieden wir uns, dass alle gleichzeitig per Handzeichen in die Kamera abstimmen sollten, was, wie wir später herausfinden sollten, ebenfalls nicht möglich ist (es können nur sechs Kameras gleichzeitig aktiviert sein). Weiterhin stellte sich heraus, dass die Bedienoberfläche nicht an allen Stellen intuitiv ist und sich noch offene Fragen zur Technik ergaben, welche in den Tagen danach geklärt werden konnten.

Allen Mitgliedern wurde ein paar Tage vor der Mitgliederversammlung noch einmal eine Email mit Hinweisen zum Ablauf zugesandt, sowie die Erwähnung, dass das Webinar bereits eine Stunde vor offiziellem Beginn gestartet wird, damit sich alle in Ruhe mit der Technik vertraut machen können und es dann zum offiziellen Start keine weiteren Störungen gibt. Der Probelauf war sehr hilfreich und sollte unbedingt vorher eingeplant werden.

Viel (mehr) zu tun

Wie in der Email erwähnt, wurde bereits eine Stunde vor offiziellem Beginn das Webinar gestartet. So konnten wir tatsächlich die meisten technischen Probleme vorher beseitigen. Zu Beginn der Mitgliederversammlung wurden dann alle Teilnehmenden von der Mandatsprüfungskommission in die Rolle “Referent” hochgestuft und für die Beschlussfähigkeit abgehakt. Außerdem haben alle Ankommenden eine Informationsfolie (siehe Beitragsbild) angezeigt bekommen, auf der Tipps zur Bedienung und wichtige Hinweise zu sehen waren. Leider ist diese Folie für diejenigen, welche erst später dazukommen können, nicht mehr zu sehen, da während der Veranstaltung an dieser Stelle eine Präsentation, Anträge usw. angezeigt wurden. Es ist also sinnvoll, diese Informationsfolie bereits in der Vorab-Email mit auszusenden. Des Weiteren empfiehlt es sich, wenn alle da sind, noch einmal den genauen Ablauf der Mitgliederversammlung und die Funktionen des Konferenz-Tools mit Worten zu erklären, um auch wirklich alle Teilnehmenden abzuholen.

Zusätzlich haben während der kompletten Veranstaltung zwei Personen aus dem Organisationsteam technische Unterstützung per Telefon, Chat und Email angeboten. Sie haben auch darauf geachtet, dass das Mikrofon beim Sprechenden an (ja, so etwas vergisst man schnell mal) bzw. bei allen anderen zur Vermeidung von Stör- und Nebengeräuschen stummgeschaltet ist. Negativ ist hier ebenfalls der Umstand, dass ein Mikrofon, welches durch einen Organisator stummgeschaltet wird, nicht wieder durch die/den Teilnehmenden selbst aktiviert werden kann, was schnelle und selbstständige Wortmeldungen erheblich erschwert.

Leider mussten wir schnell feststellen, dass bei GoToWebinar nur sechs Kameras gleichzeitig aktiviert werden können, womit wir gezwungen waren schnell eine neue Lösung für die Abstimmungen zu finden. Während des Probelaufs ist dies leider nicht aufgefallen, weil wir da nur zu sechst waren. Schlussendlich haben wir uns für die Abstimmungen für das Tool Termite aus dem Grünen Netz entschieden. Dieses Tool funktioniert ähnlich wie Doodle und bietet die Möglichkeit gemeinsame Terminabstimmungen und Umfragen durchzuführen. Leider ist das Tool nicht gänzlich sicher vor Missbrauch und bot während der Veranstaltung auf Grund einer fehlenden Einstellung (nur Autor*in kann Ergebnisse einsehen) auch die Möglichkeit, dass Abstimmungsverhalten einzelner Personen detailliert einzusehen. Auf einer physischen Veranstaltung kann man zwar auch mitverfolgen, wer wie abstimmt, aber nicht in diesem Detailgrad und so lang. Um nun bei der Auszählung keine doppelten oder unzulässigen Abstimmungen zu ermöglichen, mussten die Termiten somit mühsam von Hand ausgewertet werden. Das macht den Prozess nicht wirklich effizienter, was man aber eigentlich vom Einsatz eines digitalen Tools erwarten würde. Hier braucht es unbedingt eine missbrauchssichere und effizientere Lösung, damit zumindest einfache Abstimmungen digital durchgeführt werden können. Nach unserem aktuellen Kenntnisstand arbeitet der grüne Bundesverband bereits an einer solchen Lösung. Geheime Wahlen, also Personenwahlen und Satzungsänderungen, sollten aber auch weiterhin online nicht möglich sein. Warum das so sein soll, könnt ihr hier in diesem Blog nachlesen.

Abschließend können wir sagen, dass die technische Unterstützung sehr hilfreich war und auch genutzt wurde. Wir waren mit insgesamt acht Personen bestehend aus Präsidium und Unterstützenden eher zu wenige, als zu viele Personen. Es kommen bei einer digitalen Mitgliederversammlung eine Reihe kurzfristiger Aufgaben dazu bzw. müssen viele zusätzliche Kommunikationskanäle (Chat, Email, Telefon, Messenger) im Blick behalten werden. Dies ist nicht zu unterschätzen, eine zusätzliche (technische) Unterstützung des Präsidiums ist bei einer digitalen Mitgliederversammlung somit unverzichtbar.

Digital hat Potenzial

Alles in allem und den vielen positiven Rückmeldungen nach zu urteilen, können wir sagen, dass die erste digitale Mitgliederversammlung erfolgreich gelaufen ist. Trotzdem möchten wir an dieser Stelle noch auf ein paar Kritikpunkte eingehen.

So fehlt etwa in einem solchen Veranstaltungsformat der Applaus, welcher aber gerade auf einer Parteiveranstaltung wichtig ist, um das Stimmungsbild einzufangen. Auch fehlt die Möglichkeit des Socializing, dem Quatschen am Rande. Wir haben zwar zusätzlich zum Chat von GoToWebinar auch einen extra Kanal in der Chatbegrünung angeboten, übrigens ein weiteres Tool auf Basis von Rocket.Chat aus dem Grünen Netz und betreut durch Netzbegrünung e.V. Ein solcher Kanal wird jedoch bei sehr vielen Teilnehmenden schnell unübersichtlich.

Den Mitgliedern, welche erst später dazugekommen sind, fehlten außerdem eine Übersicht über die bereits abgehandelten Punkte. Wie bei physischen Veranstaltungen auch haben wir zwar dauerhaft eine Präsentation in GoToWebinar angezeigt, doch diese kann nicht durch die Teilnehmenden selbst durchgeblättert werden. Um auch dieses Problem sowohl online wie offline anzugehen, wollen wir uns deshalb die Open Source-Software OpenSlides genauer ansehen.

Zum Schluss noch ein weiterer und nicht zu vernachlässigender Aspekt bei einer digitalen Veranstaltung: die Teilnahme von zu Hause aus. So war es auch für diejenigen möglich teilzunehmen, welche zum Beispiel wegen der Betreuung ihrer Kinder bei einer physischen Veranstaltung sonst nicht dabei sein konnten. Bei Mitgliederversammlungen im ländlichen Raum könnte so auch der ein oder andere lange Anfahrtsweg erspart bleiben. Somit geht mit einer digitalen Mitgliederversammlung auch ein Stück mehr Teilhabe für alle einher.

P.S.: Wir möchten noch kurz auf ein kleines Missgeschick eingehen. Verlässt bzw. beendet ein “Organisator” GoToWebinar, so erscheint ein Fenster mit drei Knöpfen: “Abbrechen”, “Für Sie beenden” und “Für alle beenden”. Passt hier besonders auf, sonst beendet ihr das Webinar für alle, so geschehen bei uns 😅 Es war aber halb so schlimm, innerhalb weniger Minuten hatten sich tatsächlich alle wieder eingewählt und wir konnten weitermachen.

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